이메일에 GTD를 적용하자 Inbox Zero

이메일에 GTD를 적용하자 Inbox Zero

 

 

0. 개 요

   하루에도 수십통씩 쏟아져 들어오는 이메일...

   이런 이메일을 그냥 쌓아놓고 계십니까?

   이렇게 잔뜩 쌓여있는 메일들을 보면 짜증만 납니다...

 

   Inbox Zero란 이메일에 GTD를 적용한 개념입니다.

   GTD의 목적은 Inbox에 쌓인 할일을 없애는 것입니다.

   이러한 GTD의 개념을 메일에 도입해서 받은편지함(Inbox)에 있는 편지를 모두 없애는 것 입니다.

   아직은 GTD를 잘은 모르지만...

   그럭 저럭 사용하고 있는 상태지만...

   많이 부족하지만 필자가 현재 사용하고 있는 방법을 기술하였습니다.

   혹시라도 틀린 내용이나 더 좋은 방법이 있으면 댓글 남겨주시기 바랍니다.

   (본 강좌는 Gmail을 위주로 설명하도록 하겠습니다.)

 

1. 라벨 만들기

   Gmail에서의 라벨은 다른 메일에서의 폴더와 유사한 기능을 합니다.

   우선 다음과 같이 라벨를 만듭니다.

 

   좌측 하단의 [더보기]를 클릭합니다.

 

좌측 하단의 [라벨관리]를 클릭하면 다음과 같은 [환경설정/라벨] 화면이 나옵니다.

 

   아래로 조금 내려 [새 라벨 만들기] 버튼을 클릭합니다.

 

    우선 [_Project] 라벨을 만듭니다.

    여기서 라벨이름 앞에 '_'를 붙이는 것은 기존의 다른 라벨들과 섞이지 않게 라벨들 중 가장 맨 위로 정렬을 하기 위함입니다.

 

 

   다음 라벨은 [_Project]의 하위 라벨을 만듭니다.

   새 라벨명을 AAA라고 입력하고 아래의 [상위 라벨 선텍]을 체크한 후 원하는 상위 라벨을 선택합니다.

   여기서는 조금전에 만든 [_Project]를 선택합니다.

 

 

   같은 방법으로 다음과 같이 라벨을 만듭니다.

_Project

   AAA

   BBB

_Status

   Action

   Next

   Wait

 

 

   라벨을 다 만든 후의 모습 입니다.

 

   라벨은 사용자가 사용하면서 본인에게 맞는 라벨을 사용해야 합니다.

   다음은 라벨의 한 예 입니다.

 

> Project

    - AAA

    - BBB

> Status

    - Action

    - Next

    - Wait

> Reference

> Someday

 

 

 

2. GTD 적용하기

 

   이메일 에서도 GTD의 프로세서를 따라 처리할 수 있습니다.

   수집 - 처리 - 정리 - 검토 - 실행

 

   1) 수집 : 메일은 자동으로 수집 됩니다.

   2) 처리 : 우선 메일을 읽고 내가 해야할 일이 있는 메일인지 필요 없는 메일인지 결정합니다.

                   당장 할 수 있는 일이면 바로 처리합니다.

                   당연히 필요없는 메일이면 삭제 해야 되겠죠...

                   차후에 볼 메일이면 Reference, Someday 라벨을 설정합니다.

                   별로 중요하지도 않고 해야할 일도 아니고 그렇다고 지우자니 아까운 메일은 보관처리 합니다.

   3) 정리 : 메일에 라벨을 설정합니다.

                   (Project, Status 별로 설정. 중복 설정도 가능; 메일에서는 Context가 무의미 한 것 같아 필자는 사용하지 않음)

                   - 프로젝트에 속하면 해당 프로젝트 태그 설정

                   - 내가 해야 할 일이면 Action, Next 태그 설정

                   - 다른 사람에게 위임할 일이면 위임 메일을 보내고 Wait 태그 설정

   4) 검토 : 각 Project, Status별로 라벨을 선택해서 확인하면서 해야할 일들을 검토

   5) 실행 : 해야 할 일을 실행

                   - 끝난 일이면 Status 라벨을 제거. Project 태그는 유지(사용자에 따라 본인에 맞게 적용시킬 수 있습니다.)

 

3. 메일에 라벨 적용하는 방법

 

   메일에 라벨을 적용하기 위한 방법은 [이동]과 [적용]이 있습니다.

   이동과 라벨 적용의 차이는

   [이동]은 메일이 받은편지함에서 없어지고 해당 라벨로 이동시키는 동작입니다. 즉 라벨을 적용시키면서 받은편지함을 비우는 역할을 합니다.

   [적용]은 메일을 받은편지함에 그냥 두면서 해당 라벨을 적용시키는 동작입니다.

 

   1) 동시에 적용

   메일리스트 중 원하는 메일을 선택하고 [이동] 또는 [적용] 버튼을 클릭하여 원하는 라벨을 선택합니다.

   이 방법은 여러 메일을 선택하여 동시에 라벨을 적용할 수 있습니다.

 

   AAA 프로젝트에 해당하는 메일들이 옮겨진 모습

 

   2) 개별적으로 적용

   메일에 라벨을 적용하는 두번째 방법은

   메일을 읽은 상태에서 라벨을 적용하는 것 입니다.

    

   다음은 AAA 프로젝트 라벨이 적용된 메일에 추가로 Action이라는 라벨을 설정하는 모습을 보이고 있습니다.

 

   해당 메일에 Project/AAA와 Status/Action의 라벨이 설정된 모습

 

3. 메일의 보관

 

   Gmail에서는 받은편지함에서 없애는 동작을 [보관]이라고 말하고 있습니다.

   이번에는 다 읽은 메일을 보관처리 해 보겠습니다.

 

 

   해당 메일이 보관 처리된 모습

   메일이 몇개 안되 보이죠? 하지만 숨어있는 전체메일은 매우 많습니다.

   이렇게 메일을 모두 보관처리하면 받은편지함을 비울 수가 있습니다.

 

4. 필터 적용

 

   메일을 하나 하나 보면서 수동으로 라벨을 처리 할 수도 있지만...

   보내는 사람이 일정한 메일이나 제목이 항상 같은 메일 등은 필터를 적용시켜 원하는 라벨을 적용시킬 수 있습니다.

   예를 들면 사장님 또는 주요 업체 사람에게서 오는 메일은 중요하기 때문에 놓치면 안됩니다.

   이런 메일은 메일 주소를 사용해서 필터링을 하게 되면 손쉽게 라벨을 적용시킬 수 있습니다.

   (참고 : 메일의 환경설정/필터)

 

5. 전체 메일 보기

 

   메일에 라벨을 적용 시키거나 보관 처리 하게 되면 받은편지함에서 메일이 사라지게 됩니다.

   하지만 이 메일은 지워진게 아니라 단지 받은편지함에서만 없앤 것 입니다.

   만일 전체 메일을 보고 싶을 때에는 좌측 메뉴의 [전체보관함]을 클릭하면 삭제하지 않은 모든 메일을 볼 수 있습니다.

 

6. 결론

 

   받은편지함의 모든 메일을 분류 하셨나요?

   이제부터는 잔뜩 쌓여있는 짜증나는 받은편지함이 아닌 텅 비어있는 퀘적한 받은편지함을 만들어 보시기 바랍니다.

   본 강좌의 방법은 Gmail에서만 적용 가능한 방법이 아닙니다.

   다음 메일, 네이버 메일 등의 웹메일, 아웃룩 등의 다양한 메일 클라이언트 등에서도 폴더로 구분하여 Inbox의 메일들을 옮길 수 있습니다.

   여러분의 메일 사용 환경에서 여러분에게 맞는 GTD 환경을 구축해 보세요... ^^ 

 

   다음은 라벨적용을 좀더 손쉽게 할 수 있는 Add-on 앱인 ActiveInbox에 대하여 포스팅하도록 하겠습니다.